Empresas trocam planilhas tradicionais por soluções avançadas
Quem ousou agora desfruta de benefícios como criar, atualizar e visualizar dados de negócios em tempo real, sem as antigas limitações, no modelo de software como serviço.
Até alguns anos atrás, a divisão norte-americana da companhia de manufatura Thule seria considerada uma empresa “orientada por planilhas de cálculo”. Essa é a avaliação do vice-presidente de finanças da corporação, Mark Cohen.
Segundo o executivo, a empresa mantinha uma pessoa para manter todos os dados na planilha devidamente atualizados, incluindo despesas departamentais que delineavam os custos de tocar a fábrica. “No entanto, frequentemente demorava uma semana para consolidarmos algumas informações relativas a toda a companhia. E geralmente os gerentes nunca tinham acesso à planilha final, sem todas as informações consolidadas” diz Cohen.
Esse quadro se tornou inaceitável para uma das operações da empresa, que emprega 400 pessoas na produção de produtos como racks para carros e bicicletas. “Realizar orçamentos precisos e previsões são coisas importantes para nós. Somos uma companhia sazonal, razão pela qual precisamos ter um produto pronto para não perder a venda para o concorrente”, diz.
Frustrado, Cohen abandonou o software tradicional de planilha de dados em 2008 para migrar para uma solução no modelo de software como serviço (SaaS) da empresa norte-americana Host Analytics. Denominado Host Analytics Budget, a ferramenta passou a apoiar um processo de colaboração em tempo real na formação da base de dados e o acesso móvel que a equipe precisava.
Agora os usuários conseguem criar, editar e visualizar dados de negócios em tempo real, além de gerar relatórios por meio do browser, que mostra ao usuário as coisas que ele pode realizar na ferramenta de acordo com seu nível de autorização. O pacote recebe dados de orçamento automaticamente do ERP da companhia e pode ser exportado para o formato de planilha, se necessário, para que usuários consigam compartilhar informações com seus colegas. O preço da ferramenta se inicia em 250 dólares por mês.
Dados mais confiáveis
Cohen afirma que a natureza colaborativa da ferramenta aprimorou o tempo de resposta, precisão e responsabilidades nos relatórios de sua divisão porque cada pessoa é responsável por adicionar seus próprios dados. “95% das nossas planilhas se foram e já eliminamos o atraso no recebimento de relatórios mais críticos. Nossos líderes de negócios também têm a consciência de que hoje contam com dados mais precisos e atualizados”, diz.
A frustração de Cohen com as planilhas não é um caso único. À medida que tomadores de decisão se tornam mais colaborativos e as forças de trabalho crescem de forma mais distribuídas e globais, as tarefas de compilar planilhas, mandar e-mail para colegas com dados e atualizar manualmente parece antiquado. Para piorar, as planilhas são muito mais sujeitas a erros de usuários, o que pode causar problemas para as companhias, especialmente as que sofrem forte regulação.
Alguns softwares de planilhas já adicionaram recursos para a aceitação de alimentação de dados em tempo real, mas essa solução não resolve a questão de atualizações múltiplas por funcionários, individualmente, que não estão necessariamente seguindo uma agenda regular de atualização. A solução é realmente ir atrás de novas soluções ou, ao menos, adicionar ferramentas de terceiros na planilha para apoiar compartilhamento, visualização e geração de relatórios.
O analista da consultoria da California Ventana Research, Rob Kugel, afirma que suas pesquisas indicam que nove em cada 10 pessoas usam planilhas quase o tempo todo para realização de tarefas analíticas. “Eles também usam outras ferramentas, mas a planilha é o meio mais usado para negócios gerais, situação estabelecida desde 1980”, afirma. “Isso significa que o grande problema das planilhas é que elas estão muito difundidas e aculturadas”.
O analista da consultoria Nemertes Reserach, John Burke, concorda. “Planilhas são consideradas canivetes suíços da análise de dados, mas possuem sérias limitações. E surgem no mercado diversos pacotes de gestão de projetos ou de análise de dados de alto nível que buscam preencher isso.”
O presidente da franquia da liga de desenvolvimetno da NBA Utah Flash, Drew Sellers, era outro executivo frustrado com as limitações da ferramenta. “Usávamos para registrar compradores de ingressos para toda a temporada que estava em apenas um computador. Algumas vezes, as pessoas deixavam post-its ou e-mails com atualizações na planilha, um sistema totalmente ineficiente, que podia levar a perda de registros”, afirma.
Como consequência, Sellers nunca sabia dizer com confiança se todas os compradores de ingressos para a temporada tinham recebido contato para renovar isso para a próxima temporada, porque os dados estavam muito sujeitos a erro humano. “É cinco vezes mais caro conquistar um novo cliente do que retê-lo. Então, tivemos de consertar esse processo usando CRM”, diz.
Sellers escolheu o SugarCRM, baseado na web e também no modelo SaaS. Os times de vendas e executivos ganharam acesso e passaram a atualizar status dos clientes em tempo real. O processo ganhou muito mais agilidade.
Resistência dos usuários
A grande dificuldade que pode surgir nas empresas que querem realizar uma transição das ferramentas é a resistência dos usuários que já usam planilhas. De acordo com a consultora líder da área de BI da KPMG nos Estados Unidos, Linda Imonti, as empresas precisam entender que “o uso de planilhas não será banido. O que acontece é que ferramentas vão entrar na companhia para somar e serem efetivas em tarefas mais específicas”, ela disse.
Linda aconselha a área de TI e os líderes de negócios a educarem os usuários que ferrametnas como Business Intelligence, CRM e sistemas de gestão de projetos não são tão caros, complexos e gigantes como eram no passado. Em vez disso, muitos são baseados em SaaS, intuitivos, rapidamente implementáveis e fáceis de usar e administrar.
Planilhas em SaaS
A empresa norte-americana BrightRool, da área de anúncios online em forma de vídeo, tinha consciência de todos os problemas que rondavam o uso de planilhas tradicionais. Para se livrar do software engessado, a solução foi curiosa: escolheram uma ferramenta de planilha baseada em SaaS chamada Smartsheet, mais adequada às necessidades da companhia.
Com a solução, os usuários passaram a contar com o mapeamento dos projetos, da concepção à finalização, anexando documentos, notas e outros tipos de mídia relevantes. O acesso baseado em papel garante que somente usuários autorizados façam mudanças, enquanto outros podem ver o status do projeto ou informações pertinentes em tempo real a partir de um browser. O sistema foi fundamental para processos da auditoria, envolvendo orçamento e entrega. Além disso, um software de alerta notifica sobre prazos se aproximando ou vencendo.
A característica de colaboração, na qual todos contam sempre com o mesmo arquivo, também foi uma solução para uma empresa onde todos trabalham de forma remota.
A solução foi usada para fazer o planejamento de 2010 da companhia, com planejamento, orçamento e calendários, com sucesso, segundo o vice-presidente de marketing da BrightRool, Daryl McNutt. Além disso, o custo é menor, com uma licença mensal de 149 dólares mês, para 25 usuários que podem criar planilha e número ilimitado de editore e visualizadores. “Mas funciona da mesma forma que as planilhas tradicionais e não demanda treinamento”, ressalta McNutt.
