e-mala ou e-ficaz ?

E-mala

Que o e-mail é um grande problema corporativo isso ninguém precisa duvidar, mas você já parou observar que tem algumas pessoas no ambiente corporativo que tem hábitos nada produtivos com e-mail que fazem a situação piorar? Em uma recente pesquisa que conduzimos, descobrimos que o brasileiro gasta em média 3 horas por dia para lidar com seus e-mails, é muito tempo, que pode ser muito mal aproveitado se as pessoas ao seu redor não se conscientizarem em adotar bons hábitos para lidar com seus e-mails.

Mas será que você é a pessoa que tem maus hábitos de e-mail na empresa e acaba gastando tempo a toa de seus colegas por causa disso? Se você se encaixar no perfil abaixo, você pode se colocar no papel de E-MALA!!! Veja abaixo alguns sintomas clássicos do e-mala, caso você não se encaixe no perfil encaminhe para os colegas, quem sabe alguém não melhora?

Mister Urgência – Se todos seus e-mails são para ontem, se tudo que você mande é imediato e precisa ser feito agora, se você liga depois de enviar um e-mail e se pergunta se a pessoa viu seu e-mail urgente, existe algo errado com seu planejamento pessoal e sua rotina diária.

Caixa Entrada Lotada – Todo e-mala possui mais de 100 e-mails na Caixa de Entrada. Em geral é a pessoa que vive comentando que não recebe os e-mails dos outros, que pergunta informações que chegaram no e-mail mas ele não sabe pois não leu ainda. É comum também demorar um tempão para achar uma mensagem no meio de tantos e-mails não lidos ou mal organizados.

Copia todos – É melhor todos sabendo do assunto do que apenas um, certo? Talvez lá na escola você adorasse que todo mundo parasse para ouvir suas histórias, não é? Em geral também gosta muito de responder a todos, pois é o botão maior no Outlook e ele sempre salta no seu clique.

Assuntos Bizarros – O conteúdo do seu e-mail fala sobre o resultado da última reunião de diretoria, mas o assunto é algo do tipo: “O gato subiu no telhado” ou qualquer coisa do gênero. Em um e-mail o assunto deve resumir em 1 frase o conteúdo do e-mail e não ser uma frase criptografada que até um hacker teria dificuldades em decifrar.

Correntes – O e-mala adora mandar correntes com frases bonitas, apresentações divertidas, vídeos engraçados, tem medo que caia sua orelha ou que Deus fique bravo com ele se a mensagem não chegar a 20 pessoas pelo menos.

E-mails sem ação – A maioria dos e-mails é composta de informação e ações que devem ser tomadas, mas o e-mala só sabe passar a informação e deixa os próximos passos indefinidos ou ambíguos.

E-mails longos – Todo e-mala tem o DNA do mala clássico, que você sempre evita, que adora ficar falando horas sem ter muito o que agregar e que sempre acaba atrapalhando. Isso aplicado no e-mail cria mensagens muito extensas, sem objetividade e chatas de ler. O ideal é manter um e-mail com menos de quatro parágrafos (aproximadamente 1000 caracteres).

Essas são as características mais marcantes do e-mala, o que não significa que se você tem apenas uma ou outra característica, não possa se tornar um no futuro. Pense a respeito e evite que isso aconteça, vamos criar a campanha: DIGA NÃO AO E-MALA, ou no futuro além do transito que se tornou um transtorno público em algumas cidades estaremos reclamando também do e-mail.

Se você identificou algum e-mala em seu ambiente de trabalho, não perca tempo, encaminhe este e-mail, a mudança começa sempre com a conscientização. Se você recebeu este e-mail, não fique triste, quem mandou gosta de você e quer que você melhore o uso do seu e-mail!


E-ficaz

A forma como você escreve um e-mail pode ajudar ou prejudicar a pessoa que irá recebê-lo no quesito de produtividade e gestão de tempo.

Temos de nos conscientizar de que a boa redação de um e-mail ajuda o nosso próprio tempo e de terceiros e evita que a gente se transforme em um “E-mala” que ninguém agüenta.

Veja 10 estratégias para escrever bem seus e-mails:

1.Cuide do Layout - Evite utilizar letras decorativas, fundos coloridos com contrastes, imagens flutuantes no e-mail e outras parafernálias visuais que só atrapalham a leitura. Utilize fontes como Arial ou Verdana, em um tamanho 10, parágrafos curtos e com espaço entre eles.

2.Escreva pouco - E-mails não são um romance (apesar de servir para tal propósito algumas vezes), São uma forma de você se comunicar rapidamente. Escreva apenas o necessário para passar sua informação, e-mails muito longos não estimulam sua leitura e podem ser negligenciados. Tente manter seus e-mails por volta de mil caracteres (em média 4-5 parágrafos).

3.Utilize sub-tópicos - Ao escrever seu e-mail, sempre que possível utilize tópicos (bullets ou numeração) para elencar os principais assuntos. Além de melhorar o layout visual do e-mail, ajuda na compreensão e leitura do mesmo.

4.Cuidado com “feed-backs” - Aqui vale aquela velha regra: “elogie em público, chame a atenção no privativo”, nunca utilize o e-mail para criticar alguém, principalmente se o e-mail tiver cópia para outras pessoas, além de ser extremamente desagradável pode gerar problemas legais, caso você tenha se “excedido”.

5. E-mail é público - Se você acredita que um e-mail é confidencial, esqueça, não há segurança no envio de e-mails tradicionais e também não há restrições sobre o encaminhamento ou como o mesmo será armazenado pelo destinatário, por isso sempre escreva consciente de que alguém poderá ler seu e-mail.

6. Confirmação de leitura - Algumas pessoas têm a inconveniente mania de solicitar confirmação de leitura do e-mail, além de ser invasivo, nem sempre funciona da forma adequada. Ao invés disso, escreva na primeira linha do e-mail:
FAVOR CONFIRMAR O RECEBIMENTO DESTA.

7. Assunto - O assunto resume o conteúdo do e-mail, por isso evite assuntos do tipo: “Urgente – leia agora!”, “Reunião” e comece a adotar assuntos com sentido como: “Importante – Relatório de Caixa Ago/08” , “Reunião para aprovação da nova empresa de tecnologia para o site”.

8. Anexos - Sempre que possível evite o envio de anexos, além de deixar a mensagem mais lenta e pesada, os novos sistemas anti-spam têm barrado e-mails verdadeiros por conta disso. Se possível, informe o link para o arquivo.

9. Cópia no oculto - Evite ao máximo copiar as pessoas na cópia aberta, ao invés disso utilize a cópia oculta, para evitar que respondam e-mails desnecessariamente, se for inevitável a cópia visível, defina a ação que deve ser tomada (ou não) ao receber o e-mail.

10. Utilize uma assinatura padrão - Configure seu software de e-mail para adicionar uma assinatura (em texto ao invés de imagem) que contenha seu nome, telefone de contato e site.

Muito cuidado na escrita do seu e-mail, criando bons hábitos de redação você economizará seu tempo e de seus leitores. Não deixe o vírus do “E-mala” contaminar você!

Leia na origem